Gemeente wil open en transparant zijn, maar hoe?

Als mensen mopperen op de gemeente gaat het vaak over de manier waarop met burgers wordt gecommuniceerd. Informatie is niet compleet of komt te laat. Als een gemeente haar beleid niet goed uitlegt leidt dat bijna altijd tot komplottheorieën, spanningen en onbegrip. Ziehier een schone taak voor Hillegonda de Vries en Laura van Zon. Zij vormen de afdeling communicatie van de gemeente Haren. Het nieuwe college wil transparant zijn en deze dames helpen om dat waar te maken.

“Wij verplaatsen ons zoveel mogelijk in de inwoners van Haren”, zegt Hillegonda de Vries. “Wat willen zij precies weten van de gemeente? Die vraag staat bij ons centraal. Wij snappen heel goed dat bewoners van een wijk vroegtijdig op de hoogte willen zijn van werkzaamheden aan de weg of bouwplannen. Daar moeten wij voor zorgen.” Op hun beurt zijn De Vries en Van Zon afhankelijk van projectleiders binnen de gemeente, die aan hen informatie moeten verschaffen over ‘hun’ projecten. Laura van Zon: “Je hebt projectleiders die vanaf het begin rekening houden met de informatievoorziening aan inwoners en betrokkenen. Daar zijn wij erg blij mee, wij worden graag in een vroeg stadium bij projecten betrokken, zodat we direct kunnen meedenken over de manier waarop onze inwoners zo goed mogelijk  geïnformeerd kunnen worden. Beter vooraf communiceren, dan achteraf repareren.” Volgens de dames leidt goede communicatie tot meer wederzijds begrip. Dat komt iedereen ten goede.

Asielzoekers

Onlangs deed zich een situatie voor waar geen tijd was om gedegen na te denken over communicatieplannen. Na een dringend verzoek van het COA besloot het college om honderden asielzoekers onder te brengen op de Fruitberg in Onnen. Laura: “Het college vroeg ons: hoe gaan we dit communiceren, want de eerste vluchtelingen komen mogelijk binnen één week. Naast het uitsturen van een persbericht en het inzetten van onze website, hebben wij ervoor gekozen om de communicatie zoveel mogelijk op de inwoners van Onnen te richten. Zo kreeg iedere inwoner van Onnen een persoonlijke uitnodiging voor  een informatieavond. Daarbij hebben we als locatie bewust niet het gemeentehuis gekozen, maar een plek dichtbij. We deden het in de kerk van Onnen, een veilige en inspirerende omgeving waar de mensen van Onnen zich thuis voelen. Die avond verliep mede daardoor in een erg goede sfeer.”

Openheid

Hillegonda en Laura hanteren in hun werk het credo van  openheid. Informatie niet ‘onder de pet houden’, maar delen met de inwoners. Niets toedekken, maar alles eerlijk vertellen. “Dat kan ook”, zegt Hillegonda. “Want er is vrijwel niets geheim binnen een gemeente. Bijna alles is openbaar. Behalve als het over personen gaat of over marktgevoelige informatie bij b.v. aankoop van bouwgronden.” Ondanks het grote belang van communicatie hebben de dames maar een bescheiden budget, maar ze klagen niet. Sinds de verkiezingen valt hun afdeling onder de zeer communicatieve wethouder Mariska Sloot (GVH). Gezamenlijk staan zij open voor suggesties van lezers om de communicatie van de gemeente te verbeteren. Bovendien zoeken ze lezers die willen plaatsnemen in  een E-panel om de gemeentelijke website te vernieuwen. Mail aan h.g.devries@haren.nl.